Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke is de VvE Wittevrouwenhof, Pastor Stockmannhof, Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 30279364. Het bestuur is aanspreekpunt voor privacy: [email protected].

Bezoekers van de openbare website

Voor het openbare deel van de site hoef je niets in te vullen. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies en geen analysediensten die je volgen.

Onze hostingpartij Cloudflare verwerkt technische gegevens zoals je IP-adres en browsertype, om de site te leveren en te beveiligen tegen misbruik. Dat doen we op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website. Deze gegevens worden kort bewaard en niet door de VvE gebruikt om bezoekers te volgen.

Inloggen op het bewonersdeel

Het bewonersdeel is alleen voor eigenaars en bewoners. Je logt in met je e-mailadres en een eenmalige code die je per mail ontvangt; er is geen wachtwoord. Het bestuur houdt een lijst bij van e-mailadressen die toegang hebben en welke rol iemand heeft (lid, Technische Commissie of bestuur).

Grondslag: de uitvoering van de taken van de VvE uit de splitsingsakte en het reglement, en ons gerechtvaardigd belang om het bewonersdeel af te schermen. Verhuis je of ben je geen eigenaar of bewoner meer, dan verwijderen we je toegang.

De bewonerslijst

De bewonerslijst is bedoeld voor contact tussen buren en alleen zichtbaar voor ingelogde bewoners. Je staat er alleen op als je daar zelf voor kiest, en je bepaalt per gegeven wat je deelt: naam, huisnummer, telefoonnummer, e-mailadres en foto.

Grondslag: jouw toestemming. Je kunt die altijd intrekken door je gegevens aan te passen of jezelf van de lijst te halen. Bij verhuizing verwijdert het bestuur je vermelding en foto. Gebruik de gegevens van buren alleen voor contact binnen het hof en stuur ze niet door.

Meldingen en de Technische Commissie

Doe je een melding van een gebrek, dan gebruiken we je naam, huisnummer, contactgegevens en de omschrijving om de melding af te handelen. We bewaren meldingen en de bijbehorende acties zolang ze nodig zijn voor het onderhoud en de verantwoording daarvan, in principe maximaal 2 jaar na afhandeling.

Documenten

In het bewonersdeel staan stukken van de VvE, zoals notulen, jaarstukken en reglementen. Notulen kunnen namen van eigenaars bevatten, voor zover dat nodig is voor de besluitvorming. We bewaren deze stukken zolang dat nodig is voor de administratie van de VvE en de wettelijke bewaarplicht (voor financiële stukken zeven jaar).

Foto’s

Foto’s van het hof en van activiteiten plaatsen we in het fotoalbum van het bewonersdeel. Herkenbare foto’s van bewoners, en zeker van kinderen, plaatsen we alleen met toestemming. Wil je dat een foto wordt verwijderd, laat het het bestuur weten; we halen hem dan zo snel mogelijk weg.

Op de openbare site gebruiken we alleen foto’s van het hof zelf, waarop bewoners niet herkenbaar zijn of waarvoor toestemming is gegeven.

Contact met het bestuur

Mail je het bestuur of de Technische Commissie, dan gebruiken we je bericht en contactgegevens om je te antwoorden. Onze mail wordt gehost door STRATO in Duitsland.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen gegevens en delen ze niet met anderen voor marketing. We werken met deze dienstverleners, die gegevens alleen in onze opdracht verwerken:

• Cloudflare: hosting van de website, beveiliging, inloggen op het bewonersdeel en opslag van gegevens en documenten.
• STRATO: domeinnaam en e-mail van het bestuur, de Technische Commissie en de penningmeester (servers in Duitsland).
• GitHub: beheer van de broncode van de website. Hierin staan geen persoonsgegevens van bewoners.
• Metea BV: beheer en administratie van de VvE.

Gegevens buiten de Europese Unie

Cloudflare en GitHub zijn Amerikaanse bedrijven en kunnen gegevens buiten de EU verwerken. Zij zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework of gebruiken de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zodat je gegevens ook daar passend zijn beschermd.

Beveiliging

Het bewonersdeel is afgeschermd: alleen bekende e-mailadressen kunnen inloggen, en wat je mag zien of wijzigen hangt af van je rol. Elke wijziging in het bewonersdeel wordt vastgelegd in een logboek. De website gebruikt een versleutelde verbinding (HTTPS).

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen, om bezwaar te maken tegen het gebruik ervan, en om een gegeven toestemming in te trekken. Stuur je verzoek naar [email protected]; we reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Het bestuur kan deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de website verandert. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt. Belangrijke wijzigingen melden we aan de bewoners.